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远程协同办公九法

2019/4/18  电子商务网  浏览选项:    本文已被浏览 1036 次
信息时代,网络成为传递信息的高速公路,它成倍提高着我们的工作效率。今天,我们共同探讨如何开发网络的潜能,远程协同办公。
方法一:传递信件E-mail  
大家对E-mail(电子邮件)一定不陌生。
除了用来收发文字信函,我们还可用它进行远程协同办公。如何实现呢?在发信时增加要编辑的文档作为附件,在对方收到电子邮件之时,打开信件的同时可以查看附件内容。这样可以起到协助我们工作,使工作基本能够做到同步进行,而且遇到问题时也可以通过E-mail来交流。
方法二:即时通讯 MSN和QQ  
像MSN Messenger和QQ等即时通讯软件亦可助我们一臂之力。当急需新建一个办公项目时,大家可从异地连到Internet,然后登录MSN Messenger或QQ,点击在另一方的同事进行交谈。当然这也是目前所有通过网络来办公的用户中使用最多也最为常见的一种,效果不亚于在同一个办公地点呦!
方法三:交流看法 BBS  
在交流的文字量比较大而且需要即时通讯时,我们完全可以借助BBS。为了方便远程协作办公,我们可以去申请一个或者是自己开发出一个适合我们自己使用的论坛,然后邀请指定的在线同事,让他们在论坛中注册并登录。论坛中可以发布计划等待讨论(如右图,这就是一个论坛,在这里你可以发布信息帖子,组织讨论,而且大家完全可以通过Internet登录)。紧张的工作之余,你也可以在论坛上留言,将对大家的祝福与问候贴在论坛上。要知道,这也是现代企业文化的重要组成部分啊。
方法四:消息群发 QQ群组  
能够进行远程办公的方法差不多被我们说完了,最后谈谈通知事物的方法。其实,在上述软件中还具有一个群组的功能,比如QQ就是一个典型的代表。先建立一个群组,依次添加自己的同事到指定群组,在需要群发消息时,右键单击该组就可以实现消息的群发了。
方法五: 远程控制 pcAnywhere  
如果重要的文件在办公室,而我们身处异地不能及时地回到办公室怎么办?有了远程控制软件,远程开机、远程启动和远程控制易如反掌(如pcAnywhere)。只要在主控端和被控端中安装并运行该软件,便可以使用被控端端上的程序或向主控端传递文件,效果很类似在自己的电脑中存取文件。这其中节约的时间可以用来做更多的工作啊。同时在该软件中我们还可以使用“闸道”功能让多台电脑共享一台Modem或其他连接,使多台电脑实现同时办公。
方法六: 网络会议  
NetMeeting 在办公中,有些事情是需要几个同事当面碰头的,网络为我们开碰头会提供了可能。在Windows 2000/XP系统中所带NetMeeting软件就是一个非常不错的网络会议软件。运行该软件之后得到如右图所示对话框。遇到问题时可以在议会中进行讨论,同时也可以将自己的方案或者是文档粘贴到发送信息框中。
方法七: 视频传输  
VideoLink 现代办公会议频繁,如果遇到重要会议,不巧赶上人员分散在各地怎么办?时下正在流行视频会议。你也许会认为召开视频会议费用一定不少,其实并不是这样。比如VideoLink就是一个免费而且功能不错的视频软件,通过该软件加上普通电话线,即可在Windows平台上用视频和声音进行交谈。通过加装麦克风,就可实现图像和声音的同时发布。当然我们只要具备了一个麦克风、电话线和VideoLink软件即可架设我们自己的网络会议,因此比起现实中的视频会议费用要少得多了。
方法八:网络电话 MSN Messenger  
网络电话又称IP电话,是一种让你通过网络连接异地电脑或者拨通异地电话的应用软件。无论双方距离相隔多远都能让双方互通语音信息,部分软件甚至还可以用来传送视频、语音邮件及其他资料文件等等。能节约高昂的国际电话费是它最吸引人的地方!只要网络带宽(大于56kbps)足够,在一对线缆上就可以同时传输很多对语音信号。这种软件现在很多,比如IP Phone、MSN Messenger、NetMeeting和ICQ都有类似功能。在成功注册以后,IP Phone和MSN Messenger可以实现电脑和电话之间的通话,而其他的只能是电脑之间通话。
方法九:传递文件 FTP  
用FTP传文件和上述方法有所区别。当编辑完一个文档之后,可上传到指定的FTP服务器上。异地的同事可通过登录该FTP服务器的形式下载文件,以便继续编辑。异地的同事也可将他们的文档或文件上传以便我们下载和修改。利用此法远程协作办公的最大好处就是可跨越不同网络间的防火墙,实现文件的异地交换。
远程协同办公必须借助网络。网络带宽和网络畅通成了一切应用的基础。试想如果我们身处异地却能自如办公,是否有些像007影片中潇洒的邦德?本文只是尽我所能介绍了曾经使用过的一些很好用的软件来帮助大家。而更多更丰富的应用等待你去开发。(作者:海之南)
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