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教你一招,实现数据动态更新

2019/6/27  电子商务网  浏览选项:    本文已被浏览 1402 次
在Windows环境下工作的应用程序间经常要交换数据,我们交换数据的方法大多是利用剪贴板。但是使用剪贴板在应用程序间交换后的数据和图表与其源程序不再有任何关系,若要修改这些数据和图表就必须找到其源程序并重新复制一份,这给操作带来了很大的不便。因为我们常常希望在源程序中修改了数据和图表后,变化结果会动态地反映到目标程序中。其实Office中提供的对象链接与嵌入(Object Linking and Embedding,即OLE)功能,能使交换后的数据与源程序建立一种紧密的联系,使得数据的修改和更新变得非常方便。
例如,在学生管理工作中经常要统计各种各样的表格数据,图1是某段时间某校中文系的学生出勤情况统计表。由于用Excel建立的表格中的出勤率都是用公式计算出来的,所以每天只要填写各专业年级的不同出勤学生数,出勤率就会自动更新,这样就可统计出中文系每天的出勤情况。但中文系要上报学校的数据可不用这么详细,只需各专业每天出勤率的汇总表即可(如图1)。

                                      
一般情况下上报材料除了此汇总表以外还有许多其他文字,所以最好用Word来制作上报材料,这样一来问题出来了,每天要上报汇总材料,难道其中汇总表中的数据需要天天根据系内统计表中的统计结果手动更新吗?当然不用,利用OLE技术,把用Excel制作的统计表的项目对应地链接到用Word制作的汇报材料的汇总表中,那么每天的汇总结果会动态地反映到相应的项目中,而不需要单独修改或复制。操作方法如下(我们以总出勤率为例):
1. 打开源程序“统计表.xls”,单击选中要链接或嵌入的数据,如H9单元格(要把此单元格内容链接或嵌入到汇总表的表格内)。
2. 单击菜单栏中“编辑”里的“复制”命令。

                                      
3. 切换并打开目标文档“汇总表.doc”,单击“出勤情况汇总表”中要链接或嵌入数据的插入点F2单元格。
4. 单击菜单栏中“编辑”里的“选择性粘贴”命令,出现图3所示的“选择性粘贴”对话框。

                                      
5.对话框中显示了被链接或嵌入的数据来源。若链接数据,则选中[粘贴链接]单选按钮,若想嵌入数据,则选中[粘贴]按钮,若链接或嵌入的数据以图标表示,则选中“显示为图标”复选框。
6. 在“形式”列表框中选择相应的对象,例如,若在Word文档中链接或嵌入Excel工作表中的数据,则选中“Microsoft Excel工作表对象”,反过来,则选中“Microsoft Word文档对象”。
7. 单击[确定]按钮,则完成了链接或嵌入数据的操作。
对应单元格的链接操作全部完成后,结果如图2所示。这时,只要改变源文件“统计表.xls”中“学生出勤统计表”中的任何数据,其相应的变化结果会动态地显示到目标文件“汇总表.doc”的“出勤情况汇总表”的链接数据上,是不是非常方便?其实Excel系统也支持同Lotus 1-2-3、FoxPro等通过OLE功能来交换数据。
需要说明的是,链接与嵌入的最重要区别在于,当你编辑链接或嵌入对象时产生的结果不同。双击被链接的对象,进入源程序,所有对链接对象的改动都影响到原始文件。而对于嵌入操作情况则有所不同,双击被嵌入的对象,但这时的任何改动只对嵌入对象有效,不影响原始文档。与链接数据的另一个区别是,包含嵌入数据的文件要比不包含有链接数据的文件大很多。而产生的结果是:如果你把带有嵌入对象的文件从一台PC移到另一台PC,被嵌入对象也随着文件一起移动。如果移动了带有链接对象的文件,被链接对象所在的文件不会随之移动,且链接一般不再有效。
(作者:王鑫)
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