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动动脑筋 巧妙管理Word文档

2019/7/17  电子商务网  浏览选项:    本文已被浏览 1164 次
天长日久,用Word编辑的文件多了,查找和检索某特定文件还真是一件麻烦事。建个数据库来管理,或者用记事本随时记录一下,也都很费 事。为什么我们不从Word自身去想想办法呢? 
一、用超级链接调出文档 
比如刚刚输入了一份课后测试题,文件取名为“第一章。doc”。现在,我们新建一个Word文档,作为检索该文件的索引文件,该索引 文件为一个四列表格,各列分别为文件名、文档名、摘要、备注(请见附图)。




将表中的文件名“第一章。doc”用鼠标拖选,然后单击菜单中的“插入→超级链接”命令,出现“插入超级链接对话框”。在“链接到文 件或URL”对话框内输入要链接的真实文件名“第一章。doc”(应保证文件“第一章。doc”存于Word默认的文件夹下,否则应输入该文件所在 位置的全路径),[确定]按钮,链接创建成功。 
将上述正在编辑的Word索引文件存名为“目录。doc”。今后,若我们要编辑修改已存盘的“第一章。doc”文件,只要打开“目录。 doc”索引文件,单击链接,该文件的内容就会自动显示出来。事实上,按照上述操作我们可以创建各种文件类型的超级链接。 
当然,我们在每次建立了新文件时,都不要忘记到索引文件中去登记哟。 
二、用摘要功能快速显示 
我们还是以“第一章。doc”文件为例。在编辑状态下,单击“文件→属性”选项,出现该文件的属性对话框。将标题、主题、作者和 备注项填好,保存后进入资源管理器,选“查看→文件夹选项”,单击“查看”选项,在“高级设置”下将“鼠标指向文件夹和桌面项时显示 提示信息”一项打上“√”,然后单击[确定]按钮。这样,当我们将鼠标指针在Word上停留片刻,有关的摘要项目就会出现了。
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