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让你的文档井井有序

2019/6/18  电子商务网  浏览选项:    本文已被浏览 1203 次
在电脑的桌面上,在“资源管理器”中,充斥着无序与混乱。 这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率, 此时我们就应该好好花时间将电脑里的文件真正管理起来。 
第一招 发挥我的文档的作用
我们可以利用“我的文档”中已有的目录,也可以创建自己的 目录,将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档” 存储在C盘,在重装系统时可能会误删除的问题,可以在非系统 盘建立一个目录,然后右击桌面上的“我的文档”,选择“属 性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中,单击目标文件夹下的“移动”按钮,然后在新 的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上 操作,再重新指向此文件夹即可,即安全又便捷。
第二招 建立最适合自己的文件夹结构 
建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信 息、工作和生活内容进行归纳分析。同类的文件名字可用相同 字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同一目录,如 图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁 易懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。
第三招 控制文件夹与文件的数目
文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文 件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打 开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下,就得考虑存 档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子 文件夹。另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可 怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
第四招 注意结构的级数
分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览 的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外, 级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别,级别 就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就 应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的 资料文件夹,也应当是一级文件夹。
第五招 文件和文件夹的命名
为文件和文件夹取一个好名字至关重要,但什么是好名字,却 没有固定的含义,以最短的词句描述此文件夹类别和作用,要 为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则 需要我们自己来制订。此外,文件名要力求简短,虽然Windows 已经支持长文件名了,但长文件名也会给我们的识别、浏览带 来混乱。
第六招 注意分开要处理的与已经完成的 
及时地处理过期的文件,备份该备份的,删除不需要的,是一 个良好的习惯。以老师为例,上学期教授课程的教案与资料, 本学期使用的频率会非常小,所以应当专门将到存放后另一个 级别较低的文件夹中,甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一 些文档,因为要经常访问,最好放置在“我的文档”中以方便 时时访问。对于老师来说,一个学期就是一个周期,过一个周 期,就相应地处理本周期的文件夹。
第七招 发挥快捷方式的便利
如果我们经常要快速访问文件或文件夹,那可以右击选择“创 建快捷方式”,再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方 。当然,当文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将 快捷方式删除,以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注 意力。
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